I næsten 20 år jeg har været involveret i skrive regnskabs software og uddannelse brugere om hvordan man bruger både min egen og andre førende regnskabs softwarepakker. Deres viden, da jeg mødte dem første gang varierede fra at være kvalificerede revisorer til dem, der havde aldrig selv tændt en computer – endsige køre en regnskabs softwarepakke.
Forstå venligst, at der findes tusindvis af forskellige regnskabsmæssige pakker i verden i dag og ingen enkelt artikel
Er dine regnskabs software egnet til din virksomhed
Jeg har set gang på gang virksomheder, der har købt en pakke, der er blevet anbefalet af en bestemt softwareleverandør eller en ven eller af en revisor, der bare ikke kan gøre arbejdet ordentligt.
Tænk over hvad du har købt og hvis det ikke egner sig skære dine tab nu. Omkostningerne til at ændre senere vil være langt større. Du vil enten holde sig til pakken uegnet, fordi du ikke har tid eller lyst til at oprette endnu en pakke eller, går her vi igen til at oprette en anden ny pakke senere med alle indlæringskurve, data input etc alle over igen.
Jeg har set virksomheder, der har ændret deres regnskabsmæssige pakke to eller tre gange i så mange år. Hvad en utroligt spild af tid, kræfter og penge.
Hvis du ikke har købt en pakke endnu lave en liste over din virksomheds behov og sørge for, at viser software sælger faktisk dig hvordan du udfører disse opgaver nemt. Hvis du ikke forstår så spørg igen og igen.
Hvis du arbejder i en branche, hvor du har behov, der er uden for normalitet så tale med andre i din branche, se hvad de bruger.
Der er en hel masse software selskaber derude, der specialiserer sig i regnskabs-software, der opfylder de særlige krav i dette eller industrien.
Husk en ting at vælge dit regnskabs software, hvis intet andet – du kan sikkert købe en off hylden pakke fra din lokale computer butik for et par hundrede dollars, mens specialist pakker sandsynligvis starte på et par tusinde. Hvis pakken få hundrede dollar ikke er rigtige for din virksomhed har du spildt din penge. Men meget du tilbringe – investere det klogt. Denne indledende omkostninger er kun begyndelsen. Softwaren skal gøre et godt stykke arbejde for dig i mange år.
Mest specifikke krav til din virksomhed bliver kunde fakturering side. Nogle af de almindelige spørgsmål, som folk har haft i min erfaring er-
• Jeg har denne eller at diskontering eller prisstruktur gør pakken håndtere denne situation. Selv behov for at vise to rabatter på samme tid. Dette vil software håndtag eller vil jeg nødt til at ændre den måde jeg gør tingene.
• Jeg sælge et produkt, der har flere størrelser pr produkt som i træ og glas forhandler markeder – kan faktura listen listen forskellige tally på én linje.
• Jeg undertiden sælge produktet i løs vægt, undertiden som en enkelt enhed. Gør softwaren klare med dette som en enkelt vare, eller skal jeg oprette en flere lignende, men enkelte, produkter for at fakturere og Vis på fakturaen, som jeg ønsker.
Og listen fortsætter. En ting, du skal forstå er at mange af software leverandører derude ønsker eller behov, du kan købe deres pakke. Det noget ikke rigtig efter salget, hvis det var bedst for dig eller bare bedst for dem.
Også være helt sikker på, at hvis du ikke er helt sikker på hvad du ønsker og har brug for det bliver endnu sværere for andre at forstå, hvad du ønsker og behov. Sidde stille og roligt og lave en liste over alle de ting, du har brug for. Ikke stole på at være i stand til at komme med det hele, når du er presset ser på en software demonstration.
Jeg har haft erfaring med at sælge software og derefter efter installation konstateringen af, at virksomheden har et specifikt krav, der er afgørende for deres forretning og tænkte ingen at nævne det. Ikke bare antage, at regnskabs software gør alt. Find ud.
Ikke bare tage sælgere ord for det. Se det ske på deres demonstration og forstå den. Sidde på tastaturet, hvis det er nødvendigt, og køre det selv.
Hvis den måde, de arbejder omkring din situation er længe forpustet og akavet måske skal du kigge andetsteds. Hvis det er for kompliceret for dem at sætte det op under demoen Sørg for, at du taler med flere af deres eksisterende klienter, fortrinsvis i allierede industrier til dig, der har været med softwareleverandøren i et stykke tid og er stadig glad.
Der er dem omkring, kan skræddersy software til dine specifikke krav. PAS – dette er undertiden et dyre øvelse på bedste og meget ofte en opskrift på katastrofe.
Være på vagt over for ved hjælp af en pakke, der er anbefalet af din revisor alene på det grundlag, at det virker med deres pakke, og dermed reducerer det arbejde, de har at gøre, at gøre din skat. Overveje, hvis interesser der serveres bedst. Vælg en pakke, der vil arbejde effektivt for din bedste interesser, virksomheder 365 dage om året og ikke din revisor bedste interesser for kun et par eller deromkring uger om året.
Forstå hvad du køber og hvordan det vil gavne din virksomhed. Forstå, at softwaren skal arbejde omkring din virksomhed og ikke din virksomhed omkring programmet.
Være på vagt over for pakker skrevet udlandet-gøre de tage højde for alle dine skattemæssige og regnskabsmæssige krav og mest vigtigt, har de et godt netværk i dit land. Hvad vil ske hvis der er lovgivningsmæssige ændringer, beskatte lov forandringer og listen fortsætter.
Hvis du vil på anbefaling af en ven eller business kollega Sørg for, at er deres virksomhed og krav ligner jeres. Virksomheder og software-pakker er ikke alle lige. Fordi det virker for dem betyder ikke det vil arbejde for dig.
Der er utallige numre af regnskabsmæssige pakker nu rådighed med hver hævder at have en unik fordel eller fordel over de andre.
Være omhyggelig i dit valg-det kan være meget let at lave et ekstremt dyre fejl.